Was müssen deine Vertrauenspersonen wissen?
Wenn du als Selbstständiger plötzlich ausfällst, zählt jede Minute. Deine Vertrauensperson – meist Angehörige oder enge Vertraute – darf nur dann handeln, wenn die richtigen Vollmachten vorliegen. Doch selbst mit Vollmacht bleibt ein Problem: Deine Vertrauensperson muss auch wissen, was konkret zu tun ist.
Fehlen Informationen, bleiben wichtige Aufgaben liegen oder Entscheidungen verzögern sich. Deshalb ist es entscheidend, alle relevanten Daten im Voraus zu sichern.
Warum sind klare Informationen so wichtig?
Im Notfall darfst du nicht davon ausgehen, dass deine Vertrauensperson alle Abläufe in deinem Betrieb kennt. Gerade in einer Stresssituation fällt es schwer, sich in deine Geschäftsprozesse hineinzudenken. Ohne klare Anleitungen können wichtige Fristen verpasst werden oder das Tagesgeschäft gerät ins Stocken.
Je besser du deine Informationen aufbereitest, desto leichter können Angehörige oder dein Team im Ernstfall für dich einspringen.
Welche Informationen sind für den Notfall relevant?
Die wichtigsten Daten hängen von deiner Selbstständigkeit ab. Grundsätzlich solltest du sicherstellen, dass deine Vertrauensperson Zugriff auf folgende Bereiche hat:
1. Mitarbeitende und Dienstleister
- Wer arbeitet in deinem Team?
- Welche externen Dienstleister sind wichtig?
- Wie können sie im Notfall informiert werden?
Hinterlege Kontaktdaten und Zuständigkeiten, damit klar ist, wer welche Aufgaben übernimmt.
2. Kunden und laufende Projekte
- Gibt es Großkunden, die betreut werden müssen?
- Welche Projekte sind besonders wichtig?
Lege fest, welche Kunden informiert werden müssen, welche Fristen bestehen und wie Projekte weitergeführt oder übergeben werden sollen.
3. Finanzen, Buchhaltung und Steuern
- Zugriff auf geschäftliche Konten
- Zahlung offener Rechnungen
- Einhaltung steuerlicher Fristen
Diese Informationen sind entscheidend, damit dein Geschäft handlungsfähig bleibt und keine Mahnungen, Säumniszuschläge oder rechtliche Probleme entstehen.
4. Operative Abläufe
Je nach Art deiner Selbstständigkeit gehören dazu:
- Abwicklung laufender Projekte
- Stoppen von Produktionsprozessen
- Übergabe wichtiger Aufgaben
Wo sollten die Informationen hinterlegt werden?
Alle Daten, Zugänge und Anleitungen sollten an einem sicheren, zentralen Ort hinterlegt werden. So stellst du sicher, dass im Notfall nichts übersehen wird.
Mit einem digitalen Tresor wie Prioco kannst du deine Notfallvorsorge regelmäßig aktualisieren. Prioco erinnert dich automatisch daran, Änderungen in deinem Betrieb einzutragen und deine Vertrauensperson bleibt jederzeit handlungsfähig.
FAQ: Informationen für den Notfall
Reichen Vollmachten allein aus?
Nein. Ohne konkrete Informationen weiß deine Vertrauensperson nicht, wie sie im Alltag handeln soll.
Muss ich wirklich alles dokumentieren?
Ja, gehe davon aus, dass deine Vertrauensperson nur wenig über dein Geschäft weiß. Je mehr Infos du bereitstellst, desto besser.
Wie oft sollte ich meine Notfallinformationen aktualisieren?
Regelmäßig. Immer wenn sich in deinem Betrieb etwas ändert, z. B. neue Mitarbeitende, geänderte Konten oder Kunden, solltest du die Daten anpassen.
Fazit: Vorbereitung entlastet deine Angehörigen und schützt dein Geschäft
Eine gute Notfallvorsorge besteht nicht nur aus Vollmachten, sondern vor allem aus klaren Informationen. Wenn du relevante Daten zu Mitarbeitenden, Kunden, Finanzen und Abläufen sicher hinterlegst, bleibt dein Geschäft im Ernstfall handlungsfähig und deine Angehörigen werden entlastet.
Mit Prioco kannst du deine Notfallinformationen strukturiert verwalten und regelmäßig aktualisieren. Das gibt dir Sicherheit und schützt deine Selbstständigkeit.
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